Politique de protection des données de nos bénévoles

Politique de protection des données à caractère personnel des bénévoles de Make-A-Wish® Belgium South

Nous vous remercions de prendre le temps de lire notre Politique de protection des données personnelles des Bénévoles.

Date de prise d’effet : 17 avril 2022

À propos de nous

Make-A-Wish® Belgium South, s’engage à protéger votre vie privée ainsi que celle des enfants formulant un vœu – le cœur de notre mission – ainsi que de celle de leur famille et de leurs proches.
La présente Politique explique la manière et les raisons pour lesquelles nous collectons et traitons les données à caractère personnel des bénévoles, et avec quelles entités ces données seront partagées.
Nous vous invitons à lire la présente Politique avec attention. Si vous ne marquez pas votre consentement à la présente Politique, nous vous invitons à ne pas transmettre de données à caractère personnel (que ce soit en ligne ou dans tout formulaire).

Conformément à la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel et au Règlement général sur la protection des données (RGPD), le responsable du traitement est Make-A-Wish Belgium South situé à la rue des Anciens Etangs 55 à 1190 FOREST – BCE 456.111.915. Nous sommes immatriculés auprès de l’Autorité de protection des données avec le numéro d’enregistrement suivant: XZ0HDUFH.

À qui s'applique cette politique

La présente Politique s’applique aux personnes qui assistent bénévolement Make-A-Wish dans ses activités (« Bénévoles »).

Nous avons d’autres politiques de confidentialité : pour les enfants, leur famille et amis, des donateurs et sponsors, et pour les salariés de Make-A-Wish, et nous vous prions de consulter ces politiques si celles-ci vous concernent.

Données que nous collectons

Nous pouvons collecter et traiter les données à caractère personnel vous concernant suivantes :

coordonnées incluant : nom, adresse postale, numéro de téléphone, adresse de courrier électronique et contacts sur les réseaux sociaux ;
le cas échéant : genre, date de naissance, nationalité, langue(s) parlée(s) ;
autres informations nécessaires au traitement de la contribution d’un Bénévole, telles que les informations financières ; et
informations sur les activités que les Bénévoles souhaitent exercer et sur celles qu’ils sont aptes à exercer et (le cas échéant) des informations sur leur aptitude à travailler avec des enfants, y compris pour ce qui concerne les vérifications requises par la loi (extrait de casier judiciaire – modèle 2).

En plus de la collecte de données via les formulaires ou contrats relatifs aux dons/sponsors et/ou de bénévolat, nous pouvons également être amenés à collecter des données à caractère personnel lors de visites ou réunions avec vous ou votre organisation, ou suite à des conversations téléphoniques avec vous ou votre organisation ou via les courriels que vous ou votre organisation nous envoyez.

Comment nous traitons vos données à caractère personnel

Nous collectons, stockons et traitons les données à caractère personnel concernant les Bénévoles qui nous aident dans nos activités, afin de permettre la réalisation des vœux des enfants et à fournir à la famille des services en rapport.
Ce qui inclut :

la communication auprès des Bénévoles concernant nos activités et les voeux susceptibles de les intéresser ;
l’assistance et la communication avec les Bénévoles lorsqu’ils exécutent les activités en notre nom (y compris pour ce qui concerne le bénévolat), si Make-A-Wish organise un événement auquel un Bénévole participe ou si nous avons autrement une obligation de diligence.

Plus généralement, nous pouvons également traiter les données à caractère personnel dans les cas suivants :

mise en conformité avec nos obligations légales, réglementaire et de gouvernance ;
collecte d’informations dans le cadre d’investigations par des organismes réglementaires ou dans le cas de procédures judiciaires ;
respect des politiques commerciales (telles que des politiques relatives à la sécurité et à l’utilisation d’internet) ;
opérations internes, telles que le dépannage, le test, la formation et le contrôle qualité ;
assurer la confidentialité des données à caractère sensible (au sens de l’art. 9 du RGPD) ;
mener des enquêtes de sécurité, enquêter sur les réclamations et allégations d’infractions criminelles ;
analyse des statistiques et recherche ;
empêcher tout accès et modification non autorisé de nos systèmes.

Les fondements juridiques de nos traitements sont donc principalement :

Nos obligations légales en tant que responsable de traitement ;
L’intérêt légitime de Make A Wish et de ses activités et
Le consentement des personnes concernées le cas échéant.

Tableau de synthèse des données à caractère personnel traitées et fondement de ces traitements

Données à caractères
personnel traitées

Nom
Âge et date de naissance
Nationalité
Email
Numéro de téléphone
Adresse
Coordonnées sur les réseaux sociaux
Langues parlées
Informations d’ouverture de compte
Photographies et vidéos
Données sensibles (incluant les informations sur le régime alimentaire, santé ou orientation cultuelle) si nécessaire.
Informations relatives à toute vérification obligatoire ou raisonnablement nécessaire concernant l’aptitude du Bénévole à exécuter des activités avec des enfants, en particulier la vérification du casier judiciaire ;
Informations requises à des fins d’assurance
Informations requises pour des préparatifs de voyage (incluant toute information de passeport et de visa requise pour un voyage international)

Finalité des traitements de données à caractère personnel

Exécution des missions des Bénévoles

Notre base légale des traitements de données à caractère personnel

(1) Les intérêts légitimes de Make-A-Wish en qualité d’organisme caritatif réalisant les vœux d’enfants atteints d’affections graves ;
(2) (le cas échéant) afin de respecter nos obligations légales
(3) (le cas échéant) votre consentement

Informations complémentaires concernant les données que nous traitons

Lorsque nous avons un fondement juridique justifiant notre utilisation de vos données à caractère personnel sans consentement (tel que nous l’avons décrit ci-dessus), la présente Politique satisfait à notre obligation de traiter les données à caractère personnel en toute transparence et toute licéité. Cette Politique nous aide à y parvenir équitablement et légalement et de la manière dont vous êtes en droit d’attendre au regard de la nature de notre relation avec vous, en vous remettant une notification appropriée et une explication de la manière dont vos données à caractère personnel sont et seront traitées.

Lorsque votre consentement est requis pour que nous utilisions vos données à caractère personnel, nous vous demanderons de cocher la case de consentement appropriée ou de nous informer explicitement de votre consentement. Vous pouvez annuler ce consentement à tout moment, mais sachez que l’annulation d’un tel consentement peut signifier que nous ne soyons plus en mesure de continuer à vous fournir un quelconque service et que nous pourrions être contraints d’interrompre votre participation aux activités pour lesquelles l’utilisation de données à caractère personnel avec votre consentement est raisonnablement nécessaire.

Lorsque vous nous communiquez des données à caractère personnel concernant d’autres individus, vous devez obtenir le consentement écrit de ces personnes au préalable.

Si vous avez la moindre question ou souhaitez obtenir toute autre information concernant notre utilisation des données à caractère personnel, merci de contacter votre CEO (ceo@makeawishsud.be) ou le DPO via anneso.vatelli@gmail.com

Partage de vos informations

Nous pouvons partager vos données à caractère personnel avec votre consentement ou dans la mesure nécessaire avec des prestataires sélectionnés, et autres entités qui nous assistent dans l’exécution des activités énoncées dans les tableaux ci-dessus.

Nous exigeons que tous les prestataires de services tiers et toutes les autres entités qui nous assistent prennent les mesures de sécurité appropriées pour protéger vos données à caractère personnel conformément à nos politiques. Nous ne permettons à aucun de nos prestataires d’utiliser vos données à caractère personnel à ses propres fins et nous les autorisons uniquement à traiter vos données à caractère personnel aux fins spécifiées conformément à nos instructions.

Nous pouvons également devoir partager vos données à caractère personnel avec un organisme de réglementation afin de respecter la loi ou de répondre à une procédure judiciaire valide, y compris à la demande des autorités publiques.

Avec qui nous pouvons partager vos données à caractère personnel

Nous pouvons partager vos données à caractère personnel avec les organisations listés ci-après : Make-A-Wish Foundation International, une entité des États-Unis, en qualité de fournisseur d’assistance administrative et technique, ou en tant que lien vers l’un des prestataires de services informatiques mentionnés ci-après.

toute entité Make-A-Wish se trouvant dans un autre pays, lorsque le vœu est réalisé dans ce pays ou lorsque nous devons faire appel à cette entité étrangère pour nous aider à réaliser le vœu. Cette entité étrangère aura uniquement accès aux informations dont elle a besoin pour nous prêter une telle assistance ;
les gestionnaires de plateformes cloud sécurisées auxquelles nous accédons et/ou auxquelles accèdent à l’occasion nos affiliés de Make-A-Wish afin de fournir un stockage centralisé des données, et des services de gestion des données et de traitement des transactions. Ceci inclut, en particulier, Salesforce Inc., une société établie aux États-Unis, hébergeant une plateforme de gestion des relations client que les affiliés de Make-A-Wish utilisent pour administrer, coordonner et suivre les demandes de vœu Wish Assist ainsi que notre base de données https://benevoles.makeawishsud.be et https://admin.makeawishsud.be/ hébergée par la société Expansion Partners SA TVA / RPM NAMUR BE 0466.684.717, société établie en Belgique. Ces gestionnaires ou prestataires pourront uniquement accéder à vos informations dans la mesure où cela sera nécessaire nous fournir l’assistance et la maintenance du système, ou pour nous fournir (ou nous assister dans l’exécution de) toute sauvegarde des données, restauration ou autre correction d’erreur ou activité de correction des bogues.
les tiers ou prestataires de services dans votre pays ou dans un autre pays, si nécessaire ; et
une quelconque entité de notre groupe à l’occasion (y compris toute future entité du groupe).

Nous nous réservons également le droit de divulguer tout ou partie de vos données à caractère personnel :

aux organismes gouvernementaux ou autorités publiques, ou en réponse aux autres demandes légales ou réglementaires, mais uniquement si c’est requis par la loi et dans la limite de ce qui est requis par la loi ; et
à nos commissaires aux comptes, à Make-A-Wish Foundation International, à nos avocats ou autres conseillers professionnels à toutes fins d’audit, comptabilité ou commerciales liées, ou dans le cadre de l’exécution, la défense ou le règlement de toute procédure judiciaire engagée par ou contre nous, mais uniquement si et dans la mesure où cette divulgation est raisonnablement nécessaire à ces fins.

Autorisation parentale

Si vous avez 16 ans ou plus et considérez que vous comprenez la présente Politique suffisamment pour nous autoriser à utiliser vos données à caractère personnel lorsqu’une telle autorisation est requise, nous vous demanderons donc de nous donner une telle autorisation. Nous demanderons également à votre parent, tuteur ou autre personne ayant la responsabilité parentale légale de confirmer cette autorisation.

Si vous êtes un parent, tuteur ou autre personne assumant la responsabilité parentale légale d’un enfant dont les données à caractère personnel seront utilisées en vertu de la présente politique, nous vous prions de lire la présente Politique et de renseigner les informations en bas de page afin de nous autoriser à utiliser ces données à caractère personnel. Si votre enfant a au moins 16 ans et est capable de comprendre la signification et l’impact de cette Politique, nous lui demanderons de nous autoriser également à utiliser ses données à caractère personnel.

Si vous avez la moindre question ou demande, merci de nous contacter aux coordonnées indiquées ci-après.

Où nous stockons et traitons vos données

Les informations que nous collectons vous concernant, concernant les enfants et leur famille seront stockées sur nos serveurs sécurisés se trouvant en Belgique.

De plus, nous pouvons également transférer vos données à caractère personnel à, et celles-ci peuvent être stockées par, des entités se trouvant hors de l’Espace économique européen, y compris les entités se trouvant aux États-Unis d’Amérique ou dans d’autres pays du monde n’ayant pas de lois sur la protection des données équivalant à celles de l’UE. Ces données peuvent inclure des données sensibles (au sens de l’article 9 du RGPD).

Ces entités peuvent inclure Salesforce Inc. (et ses filiales pertinentes), Make-A-Wish Foundation International, et autres entités affiliées internationales de Make-A-Wish (telles que susmentionnées).

Salesforce Inc. est certifiée en vertu du Bouclier de protection des données UE-US et a donc mis en places des pratiques et politiques internes assurant un niveau de protection équivalant aux lois de protection des données de l Union européenne (consulter www.privacyshield.gov et http://www.salesforce.com/assets/pdf/misc/privacy-shield-notice.pdf pour de plus amples informations). Nous veillerons à ce que toutes les informations transférées à toute entité hors de l’Espace économique européen soient transférées conformément à toutes les lois et réglementations applicables en matière de protection des données.

Nous considérons que nous avons pris toutes les mesures techniques et organisationnelles raisonnablement nécessaires pour s’assurer que vos données à caractère personnel traitées sous notre responsabilité sont détenues en toute sécurité et conformément à la loi applicable et à la présente Politique. Toutefois, sachez que la transmission d’informations via internet n’est pas totalement sûre. Même si nous nous efforçons au mieux de protéger vos données à caractère personnel, nous ne pouvons garantir la sécurité de toute information qui nous est transmise via internet.

Enregistrement et photographie

Nous pouvons collecter et traiter les photographies et/ou les vidéos concernant les missions bénévoles, nos activités de levée de fonds et autres évènements.
Si vous avez une quelconque préoccupation concernant l’utilisation de photographies ou vidéos, merci de contacter votre CEO : ceo@makeawishsud.be

Cookies

Notre site web utilise des cookies pour vous distinguer des autres utilisateurs de notre site web. Les cookies sont des éléments d’informations transférés depuis notre site web vers le disque dur de votre ordinateur, permettant à notre site web de stocker des informations concernant vos habitudes de navigation. Ceci nous aide à vous fournir une bonne navigation lorsque vous parcourez notre site web et nous permet également d’améliorer notre site. Chaque fois que vous utilisez notre site web, il est possible d’accéder au cookie. Vous pouvez désactiver les cookies dans les options de votre navigateur mais sachez que vous pouvez ainsi perdre certaines caractéristiques ou fonctionnalités de notre site web. Pour obtenir des informations détaillées sur les cookies que nous utilisons et à quelles fins, merci de consulter notre Politique en matière de cookies https://www.makeawishsud.be/note-legale

Nous recueillons également des informations statistiques et techniques concernant nos utilisateurs internet, les habitudes de trafic et la performance du site web afin de fournir une meilleure expérience aux visiteurs du site web. Ceci peut inclure l’adresse IP du dispositif que vous utilisez pour accéder à notre site web, votre système d’exploitation et votre type de navigateur. Ces données ne vous identifient pas.

Utilisation de vos données à des fins de marketing direct

Si vous avez consenti à recevoir nos communications marketing, et/ou à être placé sur les listes de diffusion, concernant tout soutien à notre mission ou en tant que donateur ou bénévole, nous pouvons également (conformément à la loi applicable) utiliser vos coordonnées, y compris votre email et numéro(s) de téléphone, afin de solliciter et/ou traiter des dons, enregistrer les transactions et à des fins de marketing direct. Nous pouvons également obtenir et stocker vos informations bancaires si vous êtes un donateur et utiliser ces informations en lien avec la réception de dons que vous avez effectués et l’enregistrement des transactions avec vous.

Nous ne vendons ni ne partageons aucune de vos données à caractère personnel avec toute autre personne ou entreprise à des fins de marketing.

Même si vous avez initialement consenti à recevoir nos communications marketing, vous avez le droit de nous demander, à tout moment, de cesser de traiter vos données à caractère personnel à des fins de marketing (droit d’opposition selon le RGPD). Vous pouvez exercer ce droit en vous désabonnant de toute communication marketing que nous pouvons vous envoyer. Vous pouvez également exercer ce droit en nous contactant à ceo@makeawishsud.be ou en nous écrivant à Make-A-Wish Belgium South – Rue des Anciens Etangs 55 (Espace Morphosis) à 1190 FOREST.

Conservation de vos données à caractère personnel

Nous conserverons uniquement vos données à caractère personnel dans la mesure nécessaire pour répondre aux finalités pour lesquelles nous les avons collectées, y compris satisfaire à toute exigence légale, comptable ou de reporting. Afin de déterminer le délai de conservation approprié des données à caractère personnel, nous considérons la quantité, la nature et la sensibilité de l’information, le risque potentiel de préjudice occasionné par une utilisation ou divulgation non autorisée de vos informations, les finalités pour lesquelles nous traitons vos informations et si nous pouvons atteindre celles-ci par d’autres moyens, et les obligations légales applicables.

En certaines circonstances, nous pouvons anonymiser vos données à caractère personnel afin que celles-ci ne puissent plus être associées à vous, auquel cas, nous pouvons utiliser ces informations sans vous remettre de notification supplémentaire. Même si vous demandez la suppression de vos données, nous pouvons toutefois avoir besoin de les conserver (voir Vos droits ci-après) ou pouvons les conserver sous une forme ne permettant pas de vous identifier.

Si vous souhaitez obtenir des détails sur la durée de conservation de vos données, merci de contacter ceo@makeawishsud.be

Transfert international de vos données à caractère personnel

Si vous êtes domicilié dans l’EEE, nous pouvons transférer, traiter et stocker les informations que nous collectons auprès de vous aux organisations mentionnées dans la section Où nous stockons et traitons vos données ci-dessus, ou aux tiers et prestataires de services tiers hors de l’EEE si c’est nécessaire. Dans chaque cas, nous prendrons toutes mesures raisonnablement nécessaires afin de nous assurer que vos données à caractère personnel reçoivent le niveau de protection adéquat et soient traitées conformément aux exigences européennes relatives à la protection des données à caractère personnel.

Accès, correction et effacement de vos données à caractère personnel

Vous pouvez accéder aux données à caractère personnel que nous détenons vous concernant, sous réserve de certaines conditions, et demander leur rectification ou suppression.
Si vous souhaitez accéder aux données à caractère personnel que nous détenons vous concernant ou les modifier ou si vous aimeriez que nous cessions d’utiliser vos données à caractère personnel, merci de contacter ceo@makeawishsud.be

Vos droits

En vertu du Règlement général sur la Protection des Données (RGPD) et la loi du 31 juillet 2018 y afférente, vous avez le droit :

de demander à accéder à vos données à caractère personnel (généralement connue comme une « demande d’accès de la personne concernée »). Une telle demande vous permet de recevoir une copie des données à caractère personnel que nous détenons vous concernant et de vérifier que nous les traitons en toute légalité. Nous devrons vérifier votre identité avant de vous communiquer toute donnée à caractère personnel.
de demander la correction ou la suppression de vos données à caractère personnel (sauf si nous sommes légalement autorisés à les conserver). Vous avez également le droit de nous demander de supprimer ou de retirer vos données à caractère personnel lorsque vous avez exercé votre droit d’opposition au traitement (voir ci-après).
de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel lorsque nous nous fondons sur un intérêt légitime (ou celui d’un tiers) et qu’en raison de votre situation particulière, vous souhaitez vous opposer au traitement pour cette raison. Vous avez également le droit de vous opposer au traitement si nous traitons vos données à caractère personnel à des fins de marketing direct.
de demander la limitation du traitement de vos données à caractère personnel. Ceci vous permet de nous demander de suspendre le traitement de vos données à caractère personnel vous concernant, par exemple si vous souhaitez établir leur exactitude ou la raison de leur traitement.
(en certaines circonstances) de demander le transfert de vos données à caractère personnel à une tierce partie.
de modifier vos préférences de traitement de vos données (y compris annuler votre consentement au traitement des données et/ou à recevoir des communications marketing) à tout moment.

Sachez que si vous nous demandez de cesser le traitement de vos données à caractère personnel d’une certaine manière ou de supprimer vos données à caractère personnel, et que ce type de traitement est nécessaire pour que nous continuions à vous fournir des services, alors ne nous pourrons plus vous fournir ces services. Ceci n’inclut pas votre droit à vous opposer au marketing direct, pouvant être exercé à tout moment sans restriction.

Si vous souhaitez exercer un quelconque des droits susmentionnés, merci de contacter ceo@makeawishsud.be. Make A Wish s’engage à répondre à votre demande dans un délai raisonnable de maximum 30 jours ouvrables

Vous ne serez pas tenu de payer des frais pour accéder à vos données à caractère personnel (ou pour exercer un quelconque des autres droits). Toutefois, nous pouvons facturer des frais raisonnables si votre demande d’accès est clairement infondée ou excessive. Par ailleurs, nous pouvons refuser de donner suite à votre demande en de telles circonstances.

Il est possible que nous devions vous demander des informations spécifiques afin de nous permettre de confirmer votre identité et de vérifier votre droit d’accès aux informations (ou d’exercer un quelconque des autres droits). Il s’agit d’une autre mesure de sécurité appropriée pour s’assurer que les données à caractère personnel ne soient divulguées à aucune personne non autorisée à les recevoir.

Lorsque vous avez donné votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou au transfert de vos données à caractère personnel à une fin spécifique, vous êtes en droit d’annuler votre consentement à ce traitement spécifique à tout moment. Pour annuler votre consentement, merci de contacter ceo@makeawishsud.be. Une fois que nous sommes notifiés que vous avez annulé votre consentement, nous ne traiterons plus vos informations à la ou aux fins convenues, sauf si nous avons un autre fondement légitime pour procéder à un tel traitement.

Marketing

Vous confirmez votre consentement à recevoir nos communications par courriel, SMS et/ou via les réseaux sociaux concernant nos activités et campagnes ou d’autres informations qui, selon nous, peuvent vous intéresser (y compris, par exemple, des informations promotionnelles et des newsletters).
Vous avez le droit d’annuler, à tout moment, votre consentement à ce que nous vous contactions à des fins de marketing ou transmettions vos informations aux entités affiliées de Make-A-Wish. Si vous ne souhaitez plus être contacté à des fins de marketing, vous pouvez vous désabonner en utilisant le lien « se désabonner » en bas de nos messages ou en contactant ceo@makeawishsud.be
Nous ne communiquerons vos données à caractère personnel à aucune autre entreprise tierce à des fins de marketing.

Autres sites web

Notre site web peut contenir des liens vers d’autres sites web, y compris YouTube, Facebook et Instagram. La présente Politique s’applique uniquement à notre site web, par conséquent lorsque vous cliquez sur les liens vers d’autres sites web, vous devez lire leurs propres politiques en matière de protection des données à caractère personnel.

Modifications de la présente politique

Nous révisons régulièrement la présente Politique et publierons toute mise à jour sur cette page web. La présente Politique a été mise à jour pour la dernière fois en avril 2021.

Coordonées du responsable de traitement

Make-A-Wish Belgium South
Rue des Anciens Etangs, 55 (Espace Morphosis)
1190 Bruxelles
Tél : +32 (0)2 420 22 24
N° entreprise : 0456 111 915

Représentantes du responsable de traitement :

Marine DEVILLERS – CEO ceo@makeawishsud.be
Anne Sophie VATELLI – Membre du Conseil d’Administration et DPO anneso.vatelli@gmail.com

Informations complémentaires et réclamations

Si malgré les précautions prises et les réponses apportées à vos demandes d’information complémentaire ou à l’exercice de vos droits, vous vous sentez lésés dans la protection des données à caractère personnel vous concernant, merci de contacter notre DPO, Anne Sophie VATELLI anneso.vatelli@gmail.com
Vous pouvez par ailleurs contacter l’Autorité de Protection des Données afin d’introduire une réclamation (https://www.autoriteprotectiondonnees.be/citoyen).